회의로 시간낭비 하지 않으려면 어떻게 해야 할까

회의로 시간낭비 하지 않으려면 어떻게 해야 할까

지난해 대한상공회의소 직장인 1,000명을 대상으로 조사한 결과 불필요한 회의 비율은 절반 가량으로 나타났다. 회의가 불필요한 이유로는 ‘명확한 결론이 없음’, ‘최적의 결론이 나오지 않음’ 등을 꼽았다. 회의가 없어져야 한다고 말하는 사람은 없다. 다만 지금보다 내실있게, 효율적으로 운영되어야 한다는 것은 분명하다.

① 필요한 회의와 그렇지 않은 회의를 구분하라

회의로 시간을 뺏기지 않으려면 생산적인 논의가 나올 수 있는 회의와 그렇지 않은 회의를 구분해야 한다. 회사의 전반적인 전략을 수립하고 새로운 의사결정을 내리는 회의는 모든 조직 구성원이 동의해야 하므로 ‘양방향 대화’가 반드시 필요하다. 그렇지만 이미 결정된 사항에 대해 알리기 위해 회의를 소집할 필요는 없다. 정보 전달은 메일이나 사내 게시판을 충분히 활용할 수 있기 때문이다.

② 회의 자료를 미리 배포하고 목적을 분명히 하라

회의를 꼭 열어야 하는 상황이면 회의 참석자 모두가 사전에 내용을 숙지해야 한다. 회의 자료를 적어도 하루 전에 참석자에게 전달해야 하는 규칙을 정하는 것도 좋은 방법이다. 회의 자료가 길 필요는 없다. 전 모토로라 회장 에드워드 잰더(Edward Zander)는 화려한 파워포인트로 보고하는 직원에게 “화면을 끄고 자기 생각을 말하라”고 지시했다고 한다. 또 전문가들은 정확한 회의 목적을 미리 정해야 한다고 강조한다. 그래야 그 회의가 얼마나 중요한 것인지 쉽게 알 수 있다는 것이다.

③ 부하와 일대일로 대화하라

회의 횟수나 시간을 늘리는 관리자의 공통적 특징은 조직장악력이 약하다는 데 있다. 때문에 조직 내 업무를 미처 파악하지 못해 회의를 조직 장악의 도구로 사용하는 것이다. 전문가들은 회의 대신 부하 직원과 직접 대화해서 조직 업무를 파악해야 한다고 조언한다.