초대장 작성법 및 주의사항

초대장 작성법 및 주의사항

 

1. 초대장의 정의

 

초대장이란 어떤 행사나 모임에 초대하는 문구를 기재한 것으로 각종 전시회나 기념식 또는 공ㆍ사적인 행사 등에 초대하는 글의 의례문서입니다.

 

2. 초대장의 서식

 

• 초대장을 작성하기 위해서는 먼저 어떠한 서식(틀)에 작성할 것인가를 생각해야 합니다. 서식은 통상 각 형태에 따라 법령으로 결정되어 있는 것과 그렇지 않는 것이 있고, 또 각 조직체(회사 등)마다 일정한 틀에 의한 서식을 만들어 사용하고 있는 경우가 많습니다. 그러므로 문서는 그에 맞는 서식을 선택하여 작성하면 됩니다.
• 어떠한 서식을 사용하여 문서를 작성할 것인가는 문서작성자의 능력을 실험하는 잣대가 될 수 있습니다. 문서에 맞는 서식은 그 성격에 따라 이미 만들어 사용하고 있는 서식 중 사안에 맞는 서식을 채택하여 사용하면 되고, 그렇지 않는 경우 이미 만들어져 있는 서식 등을 응용하여 사용하면 됩니다.

 

3.초대장 작성방법

 

• 초대장은 어떠한 행사에 참석해 주기를 바란다는 문서이므로 정중하게 경어를 사용하여 간결·명료하게 기재하여야 합니다. 또한 행사장소와 행사일자 및 행사시간을 명확하게 기재하고, 행사장의 교통사항이나 대중교통 이용수단 및 약도와 안내 전화 등을 정확하게 기재합니다. 행사에 따른 비용(회비 등)부담이 있을 경우 그에 관한 사항 역시 명확히 기재하여야 합니다.
• 또한 옥외행사의 경우 우천 시나 기타 기상조건에 따라 행사방법이 바뀔 수 있으므로 이에 대한 안내나 장소의 변경 등에 대해서도 빠짐없이 기재합니다.
특히, 초대장의 경우 상대(수신자)가 행사기일 이전에 어느 정도의 여유를 두고 초대장을 받을 수 있게 하여 참석의 여부 등 상대(수신자)의 스케줄에도 지장이 없도록 배려를 할 필요가 있습니다.

 

4. 초대장 작성 시 주의사항

 

(1) 간단명료하게 작성합니다.
초대장을 작성할 때에는 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게 하는지를 명확하게 기재하되 간결하게 작성하여야 합니다. 예컨대, 운동회에 어떤 인사를 초대하고자 할 경우, 운동회를 개최하는 주체(○○초등학교)와 행사의 일시와 장소 및 행사의 목적(성격)과 우천 시에 따른 행사의 진행관계 등을 간단·명료하게 작성하여 수신자(상대방)가 누가, 언제, 어디에서, 무엇을, 어떻게 하고자 하는데 초청을 하는 것을 명확하게 알 수 있도록 작성하여야 합니다.

 

(2) 예의를 갖추어 정중하게 작성합니다.
• 초대장은 말 그대로 상대를 초대하는 것이므로 정중하게 행사에 참석하여 주기를 바란다는 뜻이 포함될 수 있도록 예의를 갖추어 정중하게 작성하여야 합니다.
• 하나하나의 문구마다 정성을 다하여 기재하되 상대의 입장에서 검토하는 과정을 거친 후 수정․보완하여 발송하는 것이 좋습니다.

 

(3) 시기에 맞게 전달하도록 합니다.
초대장은 어떤 행사에 초대하는 것이므로 늦어도 행사 1주일 전에 상대에게 도달할 수 있어야만 상대의 참석여부와 스케줄 조정 등에 따른 제 문제를 해결하고 불참 시 초대에 응하지 못하는 답신을 받아 볼 수 있고, 또 행사 주최 측에서도 참석여부에 따른 대처수단의 방안 등 시간적 여유가 필요하기 때문입니다.

 

①○○초대문

②  귀사(귀하)의 발전과 번영을 기원합니다.
폐사는 금번에 폐사의 ○○을 맞아 다음과 같이 ○○을 개최하고자 합니다.
이는 그간 여러분의 변함없는 성원 덕분으로 깊이 감사드리며 조촐한 ○○이오나 참석하시어 자리를 빛내 주시기 바랍니다.y

 

-다  음-

③일시:20○○년 ○월 ○일 오전 ○○:○○부터 ○○:○○까지
장소:○○시 ○○구 ○○동 ○번지 ○○
안내:(02) 123-1234
-약도나 대중교통 이용수단:

 

 

20○○년 ○월 ○일

                                      ○○주식회사
 대표이사    ○ ○ ○

 ※ 작성요령

① 초대장의 제목
초대문의 성격이 드러날 수 있는 제목을 적습니다.
② 내용
행사나 모임에 초대하는 취지를 간략하게 적습니다. 간결한 문장으로 전달하고자 하는 내용을 정확하게 기재하도록 합니다.
③ 일시, 장소 및 안내
초대받은 사람들이 명확하게 알 수 있도록 육하원칙에 따라 간단명료하게 적습니다. 내용을 모두 작성한 후 그 내용에 관하여 충분히 검토․확인하여 오류나 누락이 없는지 체크하도록 합니다.

 

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시하 오곡백과가 풍성한 초추가절에 일가 여러분 가정에 두루두루 평안 하심을 기원 합니다

타성에서는 보기드문 자랑스런 우리 일가의 모임을 마련코자하오니 우리 선조님의 여러자손들이 어려운 형편이지만 적극 협조하시는 마음으로 참석하여 친선을 도모하고 상봉의 정을 나누어 주시기 바랍니다

 

모임일시: ㅇㅇㅇ년 ㅇㅇ월 ㅇㅇ일(음력 ㅇ월 ㅇ일  일진)  ㅇㅇ시 ㅇㅇ분

모임장소:

지참물    :

 

 

                                             ㅇㅇㅇㅇ년  ㅇ월 ㅇㅇ일

 

 

 

                          병술 초추          ㅇㅇㅇ    올림

 

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1.날씨가 점점 쌀쌀해지는 겨울날, 귀댁 평안하신지요.다름이 아니오라...

2.추운 겨울입니다.
겨울은 춥기 때문에 아름답지요.
겨울이 추우면 추울수록 그 뒤에는 더욱 따뜻한 봄이 따를것을 믿는 까닭입니다.
봄을 기다리는 겨울의 길목에, 댁내 두루 평안하신지요.

 

3.나날이 추워지는 날씨에 우리의 옷은 두꺼워 지고 우리의 몸은 움크러 들지만 흰눈으로 마음만은 하얗게 만들어주는 겨울이 돌아왔습니다

 

4.이제는 가을을 추억으로 넘겨야 하는 겨울에 길목에 서있습니다

 

5.가을의 넉넉함과 쌓여가는 낙엽을 이제 가슴속으로 묻어야 할 계절입니다